如何制定员工手册?--qihang

如何制定员工手册?

启航 - BY - 2006-7-25 21:09:21

专家诊断

该公司规章制度存在管理漏洞

案例中提到员工“以不知道公司的相关管理规定,且集团公司和二级单位的规章制度本身不一致为由”拒绝接受公司的除名决定,从一个侧面反映了该公司企业规章制度存在漏洞,可能是规章制度在程序和内容上存在不合法和不适当。规章制度必须是依法制定并经过公示方可生效,这是程序上最基本的要求。而内容上必须前后一致,上下一致。集团公司的规章制度多包涵一些宏观性,原则性的规定。对集团员工以及各二级单位员工都要“辐射”到,但是不宜过细,可以预留空间给二级单位制定自己的实施细则或其他规定。各二级单位的具体规定不能与集团公司的规章制度相冲突,但可以在其大框架下制定更加便于具体操作,适合自己企业特点的细节规定。案例中的公司就是出现了公司规章制度混乱,上下、前后互相覆盖、互相冲突,多种规定同时并存的问题,这样的情况不仅会使员工在遵守时不知道以哪个为准,也会让管理者在操作时不明确以哪一条哪一款为依据。
案例中的王经理最后想到用员工手册来解决前述问题是英明的。此时制定一部完整的员工手册可以说是一个调整公司内部规章制度的契机。在原有规定的基础上,结合实际问题的操作经验,既出台了一部新的制度,又是对原有规定的调整和规范。同时也需要适时地废止部分重复、不符合法律规定或者不适合企业发展的规定。原劳动部309号文第87条规定:《劳动法》第二十五条第(三)项中的“重大损害”,应由企业内部规章来规定。用人单位可以此为由解除劳动合同。但是如果企业没有这样的规定,或者规定不明确的,在使用《劳动法》第二十五条并引发争议时,就会因没有依据或依据不明确而陷入被动。所以,制定一部员工手册不仅是法律赋予企业的权利,更是企业在用人管理上的必需。

专家处方

员工手册制定的规则和要求

    员工手册作为企业的“内部法”,涵盖企业人事管理的各个方面,适应企业的独特个性。但是,它不仅规范企业的人事制度,还承载了传播企业形象、企业文化的功能。它不是锁在员工抽屉中的一叠废纸,而是员工的行动指南,企业管理的有力“武器”。它还可以帮助企业管理人员优化管理环境,提高管理效力。
    虽然说员工手册没有固定的格式范本,通常是根据每个公司的实际情况以及管理需求而定,或翔实或简约,但是,在制定员工手册的过程中还是有一些通用性的规则和要求。

    员工手册的标准
    一部完善的员工手册应包含人力资源管理方方面面的内容,以达到企业管理的制度化、规范化的目的。因此,员工手册的“好坏”与否,应符合这样几个标准:第一,强调管理者对企业的期许,也表达了管理者对员工的职业化要求;第二,员工手册须成为辅助管理的工具、员工的工作指南,而不是一纸空文;第三,员工可以在员工手册中得到其所必须领会与掌握的方法与要求,同时它也是员工的一本工具书;第四,它还须符合企业各类人员的需求。因此,企业想要通过规章制度实现有效管理员工,降低管理成本,树立科学发展的企业形象的目的,就要在员工手册本身下足功夫。不仅要严格遵守法律法规,同时也要紧密联系企业的管理现状、发展目标以及其他自身特点来制定一部适合本企业发展的人事管理工具书。

    员工手册的制定程序
    一本适合企业特点和要求的员工手册的制定,需要各个方面的人付出很多艰辛的劳动。它是一个企业制度不断完善,管理水平不断提高的表现。因此,企业首先需要确认自己的管理对象。对象不同,传播信息不同,规范不同。真正做到因人而异才能达到好的管理效果。
    其次,企业就已有的内部人事制度作系统化的分析,结合企业以往在管理过程中遇到的问题,明确员工手册要实现的目的,要达到的结果。
    再次,明确对员工的职业化要求,根据企业特点确定员工手册的框架和具体内容。当然,只有依法制定的规章制度才是受到法律保护的。因此,也就需要严格依据法律,至少也是在不违反法律的原则下确定手册的细节。
    最后,员工手册应当在通过民主程序制定并向劳动者公示后,在本单位内颁布施行,否则将失去其法律效力。至于公示的方法,企业可根据自己的情况采用由员工签收、组织学习等。

    员工手册的框架
    员工手册既是公司人事制度的汇编,又是公司员工培训的教材,反映的是公司形象、公司文化,是公司所有员工的行为准则。员工手册有其自身必需的条款和一定的框架。
    前言部分:公司的历史、宗旨、公司简介、经营宗旨、经营目标、公司精神、管理总则等公司经营理念、公司组织结构等。
    正文部分:人事管理制度,如招聘与录用制度;考勤制度;行为准则及奖惩制度;薪酬与福利制度;教育培训制度;晋升与降级制度;员工辞退与离职制度;申诉程序及争议处理制度以及其他相关内容等。
    附则部分:一些未尽事宜的处理原则及可以作为手册附件的相关文件或规定。
    针对案例中这家集团公司和其二级单位的情况,在理顺原有规章制度后,集团公司的规章制度应主要以与其具有劳动关系的员工为调整对象。在此基础上制定一些宏观性、原则性的规定。并给二级单位预留一些可以制定自己的实施细则或其他规定的空间。各二级单位的具体规定不能与集团公司的规章制度相冲突,须在其大框架下规定细节。

    员工手册的法律效力
    员工手册是由企业制订用来约束劳动者的规范,因此实践中关于员工手册的法律效力问题便成了许多劳动争议产生的原因和争议的焦点,也成了这类劳动纠纷中胜负的关键。
    那么企业的员工手册是否具有法律效力?
    原劳动部《关于加强劳动合同管理完善劳动合同制度的通知》要求,用人单位应当依照国家法律、法规,建立健全支撑劳动合同制度运行的企业内部配套规章制度,包括工资分配、工时、休息休假、劳动保护、保险福利制度以及职工奖惩办法等,并把劳动合同履行情况与职工的劳动报酬、福利待遇联系起来。最高人民法院的司法解释也指出,用人单位只有通过民主程序制定的规章制度,不违反国家法律、行政法规及政策规定,并已向劳动者公示的,才可以作为人民法院审理劳动争议案件的依据。
    因此,法律本身赋予了企业规章制度应具有法律效力,但也只有依法制订的规章制度才具有充分的法律效力,这里的“依法”包括内容要依法,也包括程序要依法。许多企业的规章制度看似详尽完整,但在某些关键时刻,如发生劳动争议时就会被人抓住在内容或程序方面与法相悖之处而否定其法律效力,因而成为企业败诉的缘由。因此,企业必须遵循法律途径制定内部规章,才可以作为制裁违纪者的依据。具体应该召集职工代表通过新出台制度,并向所有员工公示,且内容上不得存在违背法律法规的情况。否则,员工手册就没有法律效力。

    员工手册的效力具体体现在以下几个方面:
    首先,员工手册的制订权是法律赋予企业的用人权的重要组成部分。制订规章制度用以规范企业管理运作是企业行使用人权的重要方式之一。因此,员工手册这样的规章制度也称为“企业内部法”,经公示的员工手册劳动者应当遵守。
    其次,用人单位可以依据依法制定的员工手册对劳动者进行管理,包括对劳动者违纪违法的行为予以依法处理。
    但是,员工手册的法律效力不能溯及既往,只对其发布实施之后的人或事产生效力,对颁布实施之前的人或事无效,除非企业和劳动者另行特殊约定承认后来实施的企业规章对以往的事或人发生法律效力。

读者反馈

员工手册的制定应合法

    安徽省蚌埠市劳动保障事务服务中心薛业松:
    员工手册的制定,毋庸置疑,首先应该建立在合法的基础上,这是员工手册具有有效性的法律保障,表现在程序合法和内容合法上。有时候,也必须强调形式合法。比如,员工手册最好以劳动合同附件的形式存在,才能够切实有效地保障企业的正当利益,这个附件的状态便是形式合法的表现。
    传统的员工手册,大多千篇一律,实用性差,摆设性强。我在为一些顾客提供这方面的咨询时,发现很多顾客不明白员工手册的地位和作用。我认为,员工手册的地位和作用是很重要的。它是企业文化的直接表现形式,企业管理者可以通过员工手册来规范员工的行为,从而使员工的行为符合企业文化的要求。据此,我将员工手册的内容分为八个部分:导言;工作规范;薪酬制度;考核制度;职业生涯规划;工作纪律;沟通制度;确认回执及意见书。
    导言部分主要包括:愿景,企业价值观,企业的社会责任,制定员工手册的目的等;
    工作规范主要包括:员工行为准则及各个岗位工作人员的具体工作要求;
    薪酬制度主要包括:薪酬制定的指导原则,确定薪酬基数及调整薪酬浮动幅度的方法等;
    考核制度主要包括:绩效考核的指导原则,考核的依据和内容,考核的管理方法,考核与调薪管理等;
    职业生涯规划主要包括:每个岗位(员工)应该接受的培训计划,每个岗位(员工)可能的晋升计划及发展前景;
    工作纪律内容的形式不定,但是制定比较负责,要求制定者必须熟悉《劳动法》等相关的法律法规;
    沟通制度的内容主要包括:员工与员工之间,员工与企业之间的矛盾解决的方式及矛盾解决的程序;
    确认回执及意见书这一项内容的主要作用是:一方面是通过确认回执保障员工手册的合法有效性,从而维护企业的利益;另一方面是通过意见书保证沟通渠道的畅通,以便保障员工手册的合理性,从而维护员工的利益。
    整体来看,员工手册的制定要求权利与义务的平衡,整个企业的工作人员正是在这个“企业宪法”的指导下规范着自身的行为,各尽其责,逐步实现企业的目标。

候诊室

见习期是否等同于试用期?

    张先生是某理工大学本科毕业生,被某IT公司聘用,双方签订了劳动合同。合同约定张先生的服务期为3年,见习期1年,试用期3个月。同时约定如果张先生提前解除合同,须支付3万元的违约金。张先生到公司上班后,公司为他办理了户口接收手续。但两个多月后张先生就向公司提出辞职。此时公司认为张先生见习期和服务期都未满,公司又为其解决了户口,张先生此时提出辞职无疑是将公司当作“跳板”,给公司造成很大损失,所以应该支付违约金3万元。如果张先生拒绝支付违约金,公司会将其档案和户口转回学校,重新派遣。张先生觉得自己十分冤枉,他认为,根据《劳动法》的规定,在试用期内员工可以随时提出解除劳动合同,他没有超过3个月的试用期提出辞职没有违反法律规定,且《劳动法》没有有关见习期的任何规定,公司作出这样的规定是无效的,所以他无须承担任何责任,公司也无权将其手续退回学校。
    公司的人力资源经理想请教,对于目前这种情况公司应该怎么办?同时对以下问题也想和大家一同探讨:
    1. 见习期是否等同于试用期,如果不是,约定见习期是否合法?
    2. 张先生应该支付违约金吗?违约金的金额可以随意约定吗?除了违约金,还可以约定员工承担其他什么责任?
    读者朋友,对以上案例您有什么看法,请将您的观点发送电子邮件到zhongqin100@sina.com或zitian617@sina.com

看中国劳动保障报PDF原版

中国劳动保障报社会法制 2006-06-20出版第3579期作者：肖振祥钟琴

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回答

快乐的人(游客) - BY - 2008-6-3 10:43:29